Klantcase Hoekstra Assurantie

Hoekstra Assurantie bestaat al meer dan zestig jaar. Een bedrijf met geschiedenis, met mensen die vaak al lang meedraaien en met een manier van werken die jarenlang goed heeft gefunctioneerd. Maar wat als het bedrijf groeit, de organisatie complexer wordt en de oude aanpak niet meer genoeg is? Om toekomstbestendig te zijn zul je als bedrijf met de tijd mee moeten veranderen. 

Dat was precies het vraagstuk bij Hoekstra Assurantie. 

De organisatie groeide. En daarmee groeide ook de behoefte aan duidelijke structuur. Rollen liepen door elkaar, afspraken waren niet altijd scherp en te veel kwam bij één persoon terecht. 

Voor veel organisaties is dat herkenbaar. Het bedrijf draait en de omzet stijgt. Er werken genoeg mensen, maar de werkdruk blijft hoog. Je merkt dat je als leidinggevende steeds meer ballen in de lucht moet houden. Het bedrijf aansturen, zorgen voor groei in klanten en tegelijk het personeel meenemen. Op een gegeven moment wordt dat gewoon te veel. Dan is het tijd om iets te veranderen. 

Bij Hoekstra Assurantie was het duidelijk dat het tijd was voor de volgende stap. Niet alleen bij één afdeling, maar in de hele organisatie. Die stap was niet om gelijk alles over een andere boeg te gooien. Dat werkt zelden. Er is een gestructureerde en gefaseerde aanpak nodig. Om zo een plan te maken waarin de verandering ook duurzaam is. Daarom is gekozen om te starten met een HR-scan. De hele organisatie werd doorgelicht. Medewerkers van alle lagen in de organisatie werden meegenomen in gesprek. Het MT heeft aangegeven wat de organisatiedoelen zijn. Processen en documenten zijn in kaart gebracht en beoordeeld. Zo werd duidelijk waar draagkracht ontbrak en waar meer duidelijkheid nodig was. Deze inzichten gaven richting. 

De aanpak was om de organisatie eerst te begrijpen en daarna pas stap voor stap te bouwen aan de veranderingen. Die veranderingen hebben tijd nodig. Hoekstra Assurantie is een organisatie met een sterke historie en met veel mensen die al jaren op hun plek zitten. Dan is de cultuur of de manier van werken niet zomaar te veranderen. Dat vraagt geduld, heldere keuzes en consequente opvolging. 

NinePlus People is aangehaakt om deze structuur aan te brengen. Als HR Business Partner is gewerkt aan een beleidsplan en een stip op de horizon. Waar wil de organisatie naartoe? Wat moet er de komende jaren veranderen en wat heb je daarvoor nodig? En vooral: hoe neem je het personeel hierin mee en zorg je dat die tevreden blijven? 

Het resultaat: een blauwdruk voor de langere termijn. Een duidelijk actieplan om ervoor te zorgen dat de juiste dingen op het juiste moment in gang worden gezet. Met voldoende tijd om dit duurzaam uit te rollen in de organisatie. 

• Er zijn functieprofielen opgesteld, zo weet iedereen wat zijn of haar rol inhoudt, welke taken en verantwoordelijkheden er zijn en wat de groeimogelijkheden zijn.
• Er is meer duidelijkheid over verwachtingen. Tussen teams, vanuit het MT, vanuit de medewerkers.
• Het management krijgt coaching en (HR)advies 

De kracht van deze aanpak zit niet in een snelle oplossing. De kracht zit in structuur en in voorbereiding. Dat geeft rust in de tent. Voor de directie, leidinggevenden en uiteindelijk ook voor het hele team. Veel bedrijven groeien jarenlang op vertrouwen, hard werken en korte lijnen. Dat werkt, tot het op een gegeven moment toch gaat schuren. 

En dan komen vragen als: hoe blijf je overzicht houden? Hoe zorg je dat leidinggevenden echt leidinggeven? Hoe voorkom je dat alles via één persoon moet lopen? En hoe maak je het bedrijf klaar voor de volgende fase? 

Bij Hoekstra Assurantie wordt inmiddels stap voor stap meer structuur aangebracht.  NinePlus People blijft als HR Business Partner betrokken bij het MT en de verdere ontwikkelingen. 

Het is belangrijk dat iedereen in de organisatie weet welke kant het bedrijf opgaat. Dit maakt de richting die het bedrijf op wil gaan helder. Er is inmiddels een transparant salarishuis, functiehuis en een HR-beleidsplan opgesteld. Hoekstra Assurantie laat zien dat je niet hoeft te kiezen tussen of menselijk of professioneel. Juist door structuur aan te brengen, kom je dichter bij je mensen te staan en houd je tijd over voor de echt belangrijke zaken: omzien naar elkaar.