Van verplicht nummer naar waardevol moment: zo voer je een goed gesprek met je medewerker

Maar een écht goed gesprek gaat verder dan dat. Het is een kans om te verbinden, te ontwikkelen en samen te bouwen aan jullie bedrijfscultuur. Een structurele gesprekscyclus in het mkb helpt niet alleen om prestaties te verbeteren, maar ook om betrokkenheid, werkgeluk en loyaliteit te vergroten. In deze blog lees je welke soorten gesprekken er zijn, hoe je ze goed voert en wat het je als organisatie oplevert. 

Volgens onderzoek van Learned heeft 40% van de bedrijven geen consistente manier van feedback geven¹. Zonde, want medewerkers die zich gehoord en gezien voelen, zijn aantoonbaar productiever en loyaler. Great Place to Work benoemt psychologische veiligheid als een van de pijlers voor een succesvolle organisatiecultuur – en die begint met open gesprekken². 

Een goed gesprek is geen eenrichtingsverkeer of beoordelingsmoment. Het is tweerichtingsverkeer, gebaseerd op vertrouwen, nieuwsgierigheid en gezamenlijke ontwikkeling. Je creëert ruimte voor reflectie, erkenning én toekomstgericht denken. 

In een gezonde HR-structuur voor het mkb maken we onderscheid tussen verschillende gesprekstypes, elk met een eigen doel en dynamiek: 

1. Informele check-in Een laagdrempelig, regelmatig gesprek waarin je vraagt: Hoe gaat het écht? Deze gesprekken leggen de basis voor een cultuur van openheid en betrokkenheid. 

2. Functioneringsgesprek/ Groeigesprek Dit periodieke gesprek draait om prestaties, werkplezier en ontwikkelkansen. Het is bij uitstek een kans om verwachtingen helder te krijgen en samen te reflecteren. 

Bij NinePlus People werken we met een gespreksstructuur waarin onder andere deze vragen centraal staan: 

• Hoe heb je de werkdruk ervaren? 
• Wat waren je grootste successen? 
• Wat zijn je ontwikkeldoelen voor komend jaar? 
• Hoe ervaar je de samenwerking in het team? 

Deze gesprekken zijn tweerichtingsverkeer en zorgen voor concrete vervolgacties die bijdragen aan groei – van medewerker én organisatie. 

3. Ontwikkelgesprek Gericht op groei, vaardigheden en ambities. Wat wil iemand leren? Welke stappen horen daarbij? Deze gesprekken dragen sterk bij aan het behouden van talent. 

Uit onderzoek van Gallup en Workhuman (2025) blijkt dat medewerkers die zich gesteund voelen in hun ontwikkeling, significant minder geneigd zijn om naar ander werk te zoeken. Slechts 4% van de werknemers die actief nieuwe vaardigheden ontwikkelen, doet dit met als doel een andere baan te vinden³. Dit onderstreept hoe belangrijk het is om als werkgever te investeren in groei en perspectief. 

4. Stay interview Een proactief gesprek om te achterhalen waarom iemand blijft – en wat nodig is om dat zo te houden. Je voorkomt hiermee verrassingen bij een exit. 

5. Exitgesprek Ook het afscheid is een kans om te leren. Door met open blik te luisteren naar wat iemand meeneemt en mist, krijg je waardevolle input voor verbetering. 

6. Welzijns- en verzuimgesprek Gericht op balans, energie en inzetbaarheid. Door dit structureel in te zetten, kun je ziekteverzuim voorkomen en het werkplezier vergroten. 

Natuurlijk maak je hierin keuzes die passen bij jouw organisatie. Je hoeft niet alle gesprekstypes toe te passen – het gaat erom dat je een structuur kiest die werkt en die je regelmatig evalueert en aanscherpt. 

Een goed gesprek herken je aan deze elementen: 

• Heldere voorbereiding (doel, vragen, verwachtingen) 
• Psychologische veiligheid creëren 
• Open, oprechte vragen stellen 
• Luisteren zonder oordeel 
• Afspraken concreet vastleggen en opvolgen 

Tools zoals Learned kunnen ondersteunen bij het opzetten en borgen van een gesprekscyclus, maar het belangrijkste blijft de menselijke connectie. Geen afvinklijstjes, maar echte aandacht. 

Een gestructureerde en consistente gesprekscultuur levert het volgende op: 

• Hogere medewerkerstevredenheid 
• Lager verloop 
• Duidelijkere ontwikkelpaden 
• Meer eigenaarschap bij medewerkers 
• Sneller signaleren van knelpunten (zoals werkdruk of disbalans) 
• Een sterkere, meer verbonden bedrijfscultuur 

Zeker in het mkb, waar teams kleiner en hechter zijn, maken deze gesprekken het verschil tussen ‘samen werken’ en écht samenwerken. 

Wil je af van losse gesprekjes of jaarlijkse formulieren die weinig opleveren? Dan is het tijd voor een gesprekscyclus op maat. Denk aan: 

-Een duidelijke rolverdeling tussen HR, leidinggevenden en medewerkers 

-Training voor leidinggevenden in gespreksvoering 

-Vaste ritmes (bijv. kwartaalgesprekken en jaargesprek) 

-Ondersteuning door HR-software zoals Learned 

Bij NinePlus People helpen we organisaties bij het opzetten van gespreksstructuren die werken – praktisch, passend bij jullie cultuur en gericht op groei. 

Het goede gesprek is geen doel op zich, maar een krachtig middel om je organisatie toekomstbestendig te maken. Door gestructureerd met je mensen in gesprek te blijven, werk je aan betrokkenheid, ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid – precies wat nodig is om te groeien als mkb-bedrijf. 

Wil je een gesprekscyclus implementeren die past bij jouw organisatie? 
NinePlus People ondersteunt je bij het ontwerpen en inbedden van een aanpak die wérkt – van strategie tot training en van structuur tot tools. 

Voetnoten: 

¹ Bron: Learned. "40% van de bedrijven heeft geen consistente manier van feedback geven" 
² Bron: Great Place To Work. "Psychologische veiligheid op de werkvloer" 
³ Bron: Gallup & Workhuman, 2025. Employee Upskilling Is Vital in Rapidly Evolving Job Market