Klantcase Kapitein & Personeel: Groeien met grip op HR

In korte tijd maakte Kapitein & Personeel, een uitzendbureau op Urk, een flinke groei door. Met een focus op het verbinden van gekwalificeerde uitzendkrachten met bedrijven in sectoren zoals de maritieme, bouw- en technische sectoren, heeft het bedrijf zich stevig gevestigd in de regio Noordoostpolder. Maar met die groei kwam een uitdaging: het ontbreken van een duidelijke HR-structuur. HR-taken zoals het motiveren van medewerkers, het stellen van doelen en het bewaken van verantwoordelijkheden bleven achterwege, simpelweg door gebrek aan tijd en expertise. 

De vraag rees al snel: Hoe kunnen we onze medewerkers stimuleren om hun verantwoordelijkheid te nemen en tegelijkertijd gemotiveerd te blijven om bij te dragen aan het succes van het bedrijf? 

Kapitein & Personeel wilde graag dat medewerkers wisten wat er van hen werd verwacht, zonder dat de oprichters zich volledig moesten onderdompelen in HR. Het team groeide en de ambitie om de organisatie verder uit te bouwen is groot. Tegelijkertijd waren ze zich bewust van het feit dat tevreden, gemotiveerde medewerkers essentieel zijn voor de continuïteit van hun bedrijf. Maar met een volle agenda en beperkte HR-kennis hadden ze simpelweg niet de middelen om dit zelf goed op te pakken. 

Met deze uitdaging stapten ze naar NinePlus People: “Hoe zorgen we ervoor dat onze medewerkers duidelijkheid en motivatie hebben, zonder dat het ons te veel kost in tijd en energie?” 

De oplossing: Van analyse naar actie in twee stappen 

Na een grondige analyse van de huidige HR-situatie en de groeifase van Kapitein & Personeel, werd snel duidelijk dat er een solide structuur nodig was om HR effectief te laten draaien. "Na een uitgebreide analyse van de huidige HR-situatie en de groeifase van Kapitein & Personeel werd duidelijk dat een solide structuur nodig was om HR soepel en effectief te laten functioneren. Dit traject verloopt in twee fasen: 

De eerste stap was het neerzetten van een basisstructuur. We voerden een 0-meting uit om te analyseren hoe de HR-processen verliepen en hoe ze beter afgestemd konden worden op de strategische doelen van het bedrijf. Hierbij bleek dat naast de behoefte aan duidelijke targets en functioneringsgesprekken, ook een functiehuis en salarishuis noodzakelijk waren. Deze structuren geven medewerkers duidelijkheid over hun rol, groeimogelijkheden en beloning, wat voor een gevoel van stabiliteit en eerlijkheid zorgt binnen het team. Het helpt bij het creëren van duidelijkheid over wie welke verantwoordelijkheden heeft en hoe verschillende functies met elkaar verbonden zijn. Deze niveaus worden gekoppeld aan een salarisschaal, zodat er consistentie en transparantie is bij het bepalen van het salarisniveau. 

Daarom hebben we Learned geïmplementeerd, een online tool die helpt om medewerkersdoelen en functioneringsgesprekken te automatiseren. Hiermee krijgt het management van Kapitein & Personeel inzicht in de prestaties van hun mensen. Dit geeft ze de handvatten om medewerkers te coachen en te motiveren, zonder dat ze zelf in de details van HR hoeven te duiken. 

In de tweede fase bieden wij ondersteuning door het inzetten van een HR-consultant. Deze consultant voert de eerste gesprekken met medewerkers en fungeert als sparringpartner voor het management. Dit geeft Kapitein & Personeel de ruimte om zich weer te focussen op hun corebusiness, terwijl wij zorgen voor een vlotte implementatie van het nieuwe HR-systeem. 

De resultaten waren al snel merkbaar. Medewerkers voelen zich gehoord en geven aan dat er nu duidelijkheid is over hun verantwoordelijkheden en groeikansen. Dit zorgt voor een hogere motivatie en meer betrokkenheid. "We merken dat de medewerkers wat makkelijker praten nu we dit professioneel hebben aangepakt. Er zit minder druk op het gesprek omdat het iemand is van buitenaf,” aldus Jacob Willem Kapitein, de oprichter en directeur van Kapitein & Personeel. 

Dankzij de samenwerking met NinePlus People heeft Kapitein & Personeel precies op het goede moment gekozen om hun HR-processen te professionaliseren. Waar HR eerst op de achtergrond bleef, vormt het nu een stevig fundament voor de verdere groei van de organisatie. 

Medewerkers voelen zich niet alleen meer betrokken, ze weten ook waar ze aan toe zijn en wat er van hen wordt verwacht. En dat alles zonder dat het management daar veel tijd aan kwijt is. 

“We zien dat medewerkers gemotiveerd worden door de gesprekken en hun best doen om doelen te halen. Dit omdat er nu duidelijkheid is over hun groeimogelijkheden binnen het bedrijf,” geeft Jacob Willem aan. Met de hulp van NinePlus People heeft Kapitein & Personeel niet alleen een solide HR-strategie in handen, maar ook een toekomst waarin ze hun medewerkers centraal blijven stellen en tegelijkertijd gericht kunnen blijven ondernemen.  

Een snelle groei is een fantastische prestatie, maar het brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat medewerkers de richting en structuur krijgen die ze nodig hebben om bij te dragen aan het succes van je organisatie?

Dat was precies de vraag waar Kapitein & Personeel tegenaan liep. Benieuwd hoe zij meer structuur, groei en medewerkersbetrokkenheid hebben gecreëerd? Lees dan snel verder!

Kapitein & Personeel, een uitzendbureau gevestigd op Urk, koppelt gekwalificeerde arbeidskrachten aan bedrijven in diverse sectoren zoals de maritieme, bouw-, voedsel-, technische en agrarische industrie. Met een focus op kwaliteit en maatwerk bedient het bureau klanten in de regio Noordoostpolder, Urk, Lemmer, Kampen en Dronten.

Als snelgroeiend bedrijf zag Kapitein & Personeel al snel in dat het ontbreken van een duidelijke HR-structuur hen begon te belemmeren. Het was lastig voor leidinggevenden om medewerkers te begeleiden en de verantwoordelijkheden goed te verdelen. Daarnaast was er behoefte aan meer inzicht in de prestaties van medewerkers en hun bijdrage aan het bedrijfsresultaat.

Jacob Kapitein vertelt: "Onze organisatie groeide snel, maar HR bleef achter. We zochten een manier om onze mensen te motiveren en hen te helpen verantwoordelijkheid te nemen voor hun doelen. Zelf hadden we niet de kennis of de tijd om dit aan te pakken."

De vraag rees al snel: hoe kunnen we onze medewerkers stimuleren om hun verantwoordelijkheid te nemen en tegelijkertijd gemotiveerd te blijven om bij te dragen aan het succes van het bedrijf? 

Met deze uitdaging stapten ze naar NinePlus People. NinePlus People begon met een grondige analyse van de bestaande processen en strategieën. Op basis daarvan werd een stevig functie- en salarishuis ingericht, waarmee Kapitein & Personeel een solide basis kreeg voor toekomstige groei. Het werd inzichtelijk hoe de verschillende functies binnen de organisatie met elkaar verbonden zijn, maar ook hoe deze functies gekoppeld konden worden aan een consistente salarisschaal. Dit bood niet alleen duidelijkheid voor de medewerkers over hun rol en hun doorgroeimogelijkheden, maar zorgde ook voor transparantie, rust, stabiliteit binnen het team.

Daarnaast implementeerden we een gesprekscyclus waarbij leidinggevenden regelmatig met medewerkers in gesprek gingen over hun ontwikkeldoelen en targets. Dit gaf de medewerkers de ruimte om hun zorgen en ambities te delen, en zorgde ervoor dat het management een helder inzicht kreeg in de verwachtingen, prestaties en uitdagingen van hun team.

Om deze gesprekken soepel te laten verlopen, introduceerden we de Learned-software. Dit geautomatiseerde systeem helpt leidinggevenden en medewerkers om gestructureerd en doelgericht in gesprek te gaan, zonder de druk van tijdrovende administratieve processen.

HR-consultant Hester voerde in deze periode regelmatig gesprekken met de medewerkers en fungeerde als sparringpartner voor het management. Dat gaf Kapitein & Personeel de ruimte om te kunnen focussen op de core business.

Jacob Kapitein blikt tevreden terug op de samenwerking: "Dankzij NinePlus People hebben we op een vertrouwelijke manier structuur kunnen aanbrengen in onze HR-processen. Onze medewerkers zijn duidelijker over hun rol en doelen, en de gesprekken verlopen soepeler omdat er een onafhankelijke partij bij betrokken is. De medewerkers zijn gemotiveerder en maken nu gerichter stappen richting hun doelen."

Wat Kapitein & Personeel vooral opviel, was dat het betrekken van een externe partij voor de gespreksvoering de druk verlaagde en de openheid onder medewerkers vergrootte. De duidelijke groeipaden en regelmatig terugkerende gesprekken zorgen voor een hogere betrokkenheid en motivatie onder het personeel.

Het resultaat? HR vormt nu een stevig fundament voor de verdere groei van de organisatie. Daarnaast begrijpt het team wat er van hen verwacht wordt, maar zijn ze ook actief bezig met het behalen van hun doelen. De gesprekscyclus en duidelijke groeistrategie hebben de motivatie binnen Kapitein & Personeel vergroot, en de medewerkers voelen zich gesteund in hun professionele ontwikkeling.

Jacob Kapitein: "We merken dat onze medewerkers gemotiveerder zijn om hun doelen te bereiken omdat ze weten waar ze naartoe kunnen groeien. De samenwerking met NinePlus People kwam op precies het goede moment."

Benieuwd hoe jullie HR-structuur geoptimaliseerd kan worden, zodat je meer tijd hebt om te ondernemen en je medewerkers betrokken blijven? Wil jij het beste voor je medewerkers én blijven groeien? Wij denken graag met je mee. Neem contact op met NinePlus People voor een vrijblijvend gesprek, en ontdek hoe wij jullie kunnen ondersteunen in elke fase van groei.