Het vinden van de juiste medewerkers begint bij het opstellen van een goed functieprofiel. Voor het werven van een geschikte kandidaat voor jouw organisatie is het belangrijk om het functieprofiel zorgvuldig op te stellen, zodat je meteen de juiste kandidaten aantrekt die bij jouw organisatie passen. Een sterk functieprofiel legt niet alleen de basis voor succesvolle werving, maar voorkomt ook misverstanden en zorgt voor duidelijkheid binnen het team.  

Toch komen er nog heel veel niet goed opgestelde functieprofielen voorbij. Vooral voor ondernemers en kleinere organisaties zonder HR kan het lastig zijn om een goed functieprofiel op te stellen. Terwijl het wel degelijk ‘het’ verschil kan maken, zelfs als je gebruik maakt van recruiters. In deze blog leer je hoe je een functieprofiel maakt dat eruit springt, zelfs in een krappe arbeidsmarkt. We benoemen de veelgemaakte fouten en geven een stappenplan voor het schrijven van een sterk functieprofiel.  

Wat is een functieprofiel? 

Een functieprofiel is meer dan een lijstje met taken en kwalificaties. Het is een strategisch document dat de doelstelling van de functie, de verantwoordelijkheden en de vereiste vaardigheden omschrijft. Daarnaast geeft een goed functieprofiel ook inzicht in wat jouw bedrijf uniek maakt als werkgever. Vooral in een competitieve arbeidsmarkt is het belangrijk dat een functieprofiel niet alleen focust op wat jij zoekt in een kandidaat, maar ook duidelijk maakt wat jij als werkgever te bieden hebt​. 

 Veelgemaakte fouten bij het opstellen van functieprofielen 

• Te vage beschrijvingen 
  Vermijd termen als “creatief,” “flexibel,” of “resultaatgericht” zonder context. Deze woorden klinken mooi, maar zonder concrete uitleg begrijpen kandidaten niet wat je bedoelt. Zorg dat je specifiek bent over hoe deze eigenschappen tot uiting komen in de praktijk. 
• Geen focus op cultuur en wat jij biedt 
  Veel organisaties zonder HR-afdeling maken de fout om alleen te beschrijven wat ze verwachten van de kandidaat, maar vergeten te benoemen wat zij zelf te bieden hebben. Dit is een gemiste kans. Benoem bijvoorbeeld de werksfeer, ontwikkelingsmogelijkheden, of secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit maakt jouw bedrijf aantrekkelijker voor potentiële medewerkers​. 
• Onrealistische eisen stellen 
  Het zoeken naar de perfecte kandidaat met uitgebreide ervaring en specifieke vaardigheden kan zelfs goede sollicitanten afschrikken. Zorg dat je eisen realistisch zijn en maak een onderscheid tussen ‘must-haves’ en ‘nice-to-haves’. 
• Te veel of te weinig informatie 
  Teveel informatie kan kandidaten ontmoedigen, terwijl te weinig details leiden tot misinterpretaties. Zorg voor een goede balans door de belangrijkste verantwoordelijkheden en vaardigheden helder te omschrijven, zonder een overdaad aan details​. 
• Dingen noemen die niet waar zijn
  Het is belangrijk om geen verwachtingen scheppen bij de kandidaten die je niet kunt waarmaken. Noem je jezelf geen jong en dynamisch bedrijf als er alleen 45plussers werkzaam zijn. Ook moet er niet gevraagd worden om kritisch meedenken over de organisatiestructuur, als dat in de praktijk eigenlijk helemaal niet gewaardeerd wordt, maar juist afgestraft.  

Waarom een goed functieprofiel zorgt voor een betere match 

Een verkeerd ingevuld functieprofiel kan direct leiden tot problemen. Een verkeerde aanwerving kost tijd en geld, en kan zelfs de bedrijfscultuur verstoren. Ook kan een te breed profiel zorgen voor een flinke toestroom aan kandidaten, die vervolgens toch niet bij de functie blijken te passen. Een goed opgesteld profiel helpt niet alleen om de juiste kandidaat te selecteren, maar zorgt ook voor: 

• Duidelijke verwachtingen: Medewerkers weten precies wat hun rol is en waar ze op beoordeeld worden. 
• Efficiëntie: Werving en selectie verlopen sneller en doelgerichter. 
• Een aantrekkelijke werkplek: Door ook te benoemen wat jij als bedrijf biedt, trek je kandidaten aan die waarde hechten aan bijvoorbeeld een prettige werksfeer, flexibele werktijden, of doorgroeimogelijkheden​. 

Stap-voor-stap: Zo schrijf je een sterk functieprofiel 

1. Begin met een heldere functietitel 
   Kies een titel die de kern van de functie omschrijft. Vermijd interne termen of vage titels zoals “project ninja” en kies voor concrete titels als “projectmanager” of “verkoopmedewerker.”  
2. Omschrijf de doelstelling van de functie 
   Wat is het hoofddoel van deze functie? Beschrijf kort en krachtig waarom deze rol bestaat binnen jouw organisatie. Dit helpt kandidaten te begrijpen wat hun bijdrage zal zijn aan het grotere geheel​. 
3. Maak een overzicht van de hoofdverantwoordelijkheden 
   Vermeld de belangrijkste verantwoordelijkheden en taken die de kandidaat dagelijks uitvoert. Gebruik bulletpoints om de tekst leesbaar te houden en maak een onderscheid tussen de primaire en secundaire taken​. 
4. Vermeld de vereiste kwalificaties en ervaring 
   Geef duidelijk aan welke vaardigheden, opleiding en werkervaring nodig zijn. Ben je op zoek naar iemand met leidinggevende ervaring? Of moet de kandidaat beschikken over specifieke certificeringen? Let op dat je geen te lange lijst van eisen opstelt, dit kan kandidaten afschrikken​. 
5. Leg de focus op persoonlijke eigenschappen 
   In kleine bedrijven is het belangrijk dat medewerkers goed passen binnen de bestaande cultuur. Benoem welke persoonlijke eigenschappen belangrijk zijn, zoals “proactief,” “teamspeler,” of “communicatief sterk.” 
6. Beschrijf wat jij als werkgever biedt 
   Dit onderdeel wordt vaak overgeslagen, maar is cruciaal om je functieprofiel aantrekkelijk te maken. Wat maakt jouw bedrijf een fijne plek om te werken? Denk aan doorgroeimogelijkheden, een flexibele werkstructuur, goede werksfeer of een aantrekkelijk beloningspakket​. Hoe wordt het functioneren beoordeeld en welke ‘beloningen’ worden hieraan gekoppeld? 
7. Benoem de bedrijfscultuur  
   Kandidaten willen weten waar ze terechtkomen. Beschrijf de sfeer, de waarden en hoe het team samenwerkt. Zo kunnen sollicitanten zich beter voorstellen hoe het is om bij jou te werken​.  

Het kan natuurlijk dat je moeite hebt met bovenstaande punten. Vind je het lastig om de functie te omschrijven? En wat voor eigenschappen willen jullie eigenlijk zien op de werkvloer? Het kan helpen om input te vragen van je werknemers. Zij hebben misschien wel een beter idee van wat er nodig is dan jij als leidinggevende. Mocht je er dan nog niet uitkomen overweeg dan om eerst een uitgebreidere functieomschrijving te maken, waarin je uiteenzet wat de dagelijkse werkzaamheden en verantwoordelijkheden zijn die horen bij de functie. Aan de hand daarvan kun je dan gaan nadenken over de eigenschappen die daarbij passen.  

Werving in een krappe arbeidsmarkt 

In een krappe arbeidsmarkt is het nóg belangrijker om een functieprofiel te schrijven dat niet afschrikt, maar juist enthousiasmeert. Focus daarom op ontwikkelingsmogelijkheden en werkplezier, in plaats van alleen op eisen. Benoem wat jij als werkgever extra te bieden hebt: flexibiliteit, opleidingsmogelijkheden of een mentorprogramma. Dit kan een doorslaggevende factor zijn voor kandidaten die twijfelen tussen verschillende werkgevers​. Misschien biedt je kinderopvang voor je medewerkers. Of flexibele werkroosters. Of een scooter van de zaak. Probeer met je extraatjes aan te sluiten bij je doelgroep. Wil je bezorgers werven voor een snackbar? Dan is het benoemen van aantrekkelijke pensioenregelingen niet datgene wat ze over de streep gaat trekken.  

Maak van je bedrijf een aantrekkelijke werkplek en creëer een NinePlus Culture op de werkvloer. Door een functieprofiel te schrijven dat niet alleen helder is in verwachtingen, maar ook duidelijk maakt waarom iemand voor jouw bedrijf zou kiezen, vergroot je de kans op het vinden van de juiste kandidaat. Zorg dat je niet alleen focust op wat je zoekt, maar ook op wat jij te bieden hebt. Ben jij een aantrekkelijke werkgever die meedenkt met zijn medewerkers? Worden prestaties gewaardeerd? Hebben ze goede redenen om te blijven?  

Wil je hulp bij het opstellen van een goed functieprofiel of advies over hoe je jouw bedrijf aantrekkelijker maakt voor nieuwe medewerkers? Neem dan contact met ons op. NinePlus People denkt graag met je mee!